Estes 15 prompts tratam das partes mais demoradas do trabalho de escritório — resumos de reuniões, emails de seguimento, atualizações de estado e relatórios. Copie um, preencha os seus detalhes e obtenha um primeiro rascunho utilizável em segundos.
A maioria dos trabalhadores de escritório passa uma parte significativa do dia em tarefas de escrita — notas de reuniões, emails, atualizações de estado, relatórios. O trabalho não é difícil. É apenas lento e repetitivo, e deixa pouco espaço para as coisas que realmente requerem o seu julgamento.
Estes 15 prompts entregam esse primeiro rascunho à IA. Preenche os detalhes, revê o resultado e envia.
Como usar esta lista: Copie o prompt, substitua os parênteses pela sua informação real, cole no ChatGPT (ou qualquer ferramenta de chat com IA) e edite o resultado antes de usar. Nunca envie um rascunho de IA sem o ler primeiro.
| Categoria | Prompts | O que cobrem |
|---|---|---|
| Reuniões | 1–5 | Agendas, resumos, pontos de ação, decisões, atualizações |
| Caixa de entrada | 6–10 | Seguimentos, recusas, reclamações, apresentações, atualizações de estado |
| Relatórios | 11–15 | Resumos, documentos longos, narrativas de dados, apresentações, relatórios semanais |
Reuniões
1. Escrever uma agenda de reunião
Use isto no dia antes de qualquer reunião em que seja o organizador.
Escreve uma agenda curta para uma reunião de [30/60] minutos sobre [tema].
Participantes: [lista de funções, não nomes].
Objetivo da reunião: [que decisão ou resultado precisamos?]
Formata como uma lista numerada com estimativas de tempo para cada ponto.
2. Resumir notas de reunião em bruto
Use isto logo após uma reunião, enquanto tudo ainda está fresco na sua memória.
Aqui estão as minhas notas em bruto de uma reunião. Transforma-as num resumo claro
com três secções: Decisões Principais, Pontos de Ação (com responsável e prazo)
e Questões em Aberto. Mantém abaixo de 200 palavras.
Notas:
[cola as suas notas em bruto aqui]
3. Extrair pontos de ação de uma transcrição
Use isto se a sua ferramenta de videochamada — Zoom, Teams ou Google Meet — lhe deu uma transcrição gerada automaticamente.
Lê esta transcrição de reunião e extrai todos os pontos de ação.
Para cada um, indica: o que precisa de ser feito, quem é o responsável
e o prazo, se foi mencionado. Formata como uma tabela.
Transcrição:
[cola a transcrição aqui]
4. Escrever um email de decisão pós-reunião
Use isto quando uma reunião produziu uma decisão que afeta pessoas que não estavam presentes.
Escreve um email curto para [equipa ou departamento] a resumir uma decisão
tomada na reunião de hoje. A decisão foi: [descreva-a].
Afeta-os porque: [explique brevemente].
Tom: claro e profissional. Dois parágrafos curtos no máximo.
5. Escrever uma mensagem de atualização assíncrona
Use isto quando faltou a uma reunião e precisa de um resumo sem interromper a equipa.
Escreve uma mensagem curta e profissional a um colega a pedir
uma atualização rápida sobre o que perdi na reunião de [nome da reunião] de hoje.
Mantém casual e com menos de três frases.
Caixa de entrada
6. Escrever um seguimento sem resposta
Use isto quando alguém não respondeu após três a cinco dias úteis.
Escreve um email de seguimento educado. Estou a verificar [tema ou pedido]
que enviei a [Nome ou função] em [data]. Mantém amigável, não insistente.
Duas frases no máximo.
7. Recusar um pedido
Use isto para recusar um convite para reunião, um projeto extra ou um favor no trabalho.
Ajuda-me a escrever um email educado mas claro a dizer não a [pedido]
de [Nome ou função]. Quero ser respeitoso e não fechar completamente
a porta a oportunidades futuras. Três frases no máximo.
8. Responder a uma reclamação
Use isto para clientes insatisfeitos, parceiros ou partes internas que levantaram um problema.
Escreve uma resposta profissional a esta reclamação. Reconhece o problema,
pede desculpa sem admitir responsabilidade legal e explica o próximo passo.
Tom: calmo e empático.
A reclamação: [cola ou resume aqui]
9. Responder a um email de apresentação
Use isto quando alguém novo contacta para se conectar, apresentar-se ou abrir uma conversa.
Escreve uma resposta calorosa e profissional a este email de apresentação.
Corresponde ao tom deles. Expressa interesse genuíno e sugere um
próximo passo específico (uma chamada, um café ou um seguimento daqui a um mês).
O email deles: [cola aqui]
10. Escrever uma atualização de estado para o seu gestor
Use isto para check-ins semanais ou quinzenais, especialmente se escrever estas atualizações tende a demorar mais do que deveria.
Escreve um email curto de atualização de estado para o meu gestor.
Esta semana: [lista 2–3 coisas que completou].
Na próxima semana planeio: [lista 1–2 prioridades].
Obstáculos: [nenhum / descreva brevemente se houver].
Formata como pontos. Sem rellenchimento.
Relatórios
11. Transformar notas num resumo executivo
Use isto quando tem notas em bruto ou um documento longo e precisa de uma versão curta para a liderança.
Transforma as seguintes notas num resumo executivo de 150 palavras.
Público: liderança sénior que não esteve envolvida neste projeto.
Foca em resultados e decisões, não em processos.
Notas:
[cola as suas notas aqui]
12. Resumir um documento longo
Use isto para relatórios longos, documentos de política ou artigos que não tem tempo de ler na íntegra.
Resume este documento em linguagem simples. Usa pontos.
Destaca: o ponto principal, qualquer ação necessária da minha parte
e quaisquer prazos mencionados.
Documento:
[cola o texto aqui]
13. Transformar dados numa narrativa escrita
Use isto quando tem números ou resultados e precisa de escrever sobre eles para um público não técnico.
Tenho os seguintes dados. Escreve dois parágrafos curtos a explicar
o que estes números significam em linguagem simples — sem jargão.
Escreve para alguém que não é especialista em números.
Dados: [cola as suas tabelas ou lista de pontos aqui]
14. Criar um esquema de apresentação
Use isto quando precisa de criar slides e não sabe por onde começar.
Cria um esquema diapositivo a diapositivo para uma apresentação de [10/15/20] minutos sobre [tema].
Público: [descreva quem são].
Objetivo: [o que devem entender ou fazer após a apresentação?]
Inclui um diapositivo de título, 5–7 diapositivos de conteúdo e um diapositivo de encerramento.
15. Escrever um relatório de fim de semana
Use isto todas as sextas-feiras — demora cerca de dois minutos e mantém o seu gestor informado sem precisar de uma reunião regular.
Escreve um breve relatório de fim de semana.
Formato: um parágrafo curto de visão geral, depois uma lista de realizações.
Esta semana: [cola 4–6 pontos sobre no que trabalhou]
Vitórias a destacar: [uma ou duas, se houver]
Foco principal da próxima semana: [uma prioridade]
Torne-o um hábito
As pessoas que mais poupam tempo com IA não são as que encontram o prompt perfeito. São as que recorrem à IA primeiro sempre que se sentam a escrever algo de rotina. Um hábito de dois minutos, aplicado consistentemente, torna-se várias horas por semana.
Comece com a categoria que mais tempo leva no seu trabalho atual — reuniões, caixa de entrada ou relatórios — e experimente dois ou três desses prompts esta semana.
O que experimentar a seguir: Estes prompts funcionam igualmente bem para a procura de emprego. Aprenda a escrever um email profissional com IA para as mensagens mais difíceis, ou veja como escrever uma carta de apresentação com o ChatGPT que soe como você.
