Questi 15 prompt gestiscono le parti più dispendiose in termini di tempo del lavoro in ufficio — riassunti di riunioni, email di follow-up, aggiornamenti di stato e report. Copiarne uno, inserisci i tuoi dettagli e ottieni una prima bozza utilizzabile in pochi secondi.
La maggior parte dei lavoratori d'ufficio trascorre una parte significativa della propria giornata su compiti di scrittura — appunti di riunione, email, aggiornamenti di stato, report. Il lavoro non è difficile. È solo lento e ripetitivo, e occupa lo spazio alle cose che richiedono davvero il tuo giudizio.
Questi 15 prompt affidano la prima bozza all'AI. Tu inserisci i dettagli, rivedi il risultato e invii.
Come usare questo elenco: Copia il prompt, sostituisci le parentesi con le tue informazioni reali, incollalo in ChatGPT (o qualsiasi strumento di chat AI) e modifica il risultato prima di usarlo. Non inviare mai una bozza AI senza leggerla prima.
| Categoria | Prompt | Cosa gestiscono |
|---|---|---|
| Riunioni | 1–5 | Ordini del giorno, riassunti, azioni da intraprendere, decisioni, aggiornamenti |
| Posta in arrivo | 6–10 | Follow-up, rifiuti, reclami, presentazioni, aggiornamenti di stato |
| Report | 11–15 | Riassunti, documenti lunghi, narrative sui dati, presentazioni, report settimanali |
Riunioni
1. Scrivi un ordine del giorno per la riunione
Da usare il giorno prima di qualsiasi riunione in cui sei l'organizzatore.
Scrivi un breve ordine del giorno per una riunione di [30/60] minuti su [argomento].
Partecipanti: [elenca i ruoli, non i nomi].
Obiettivo della riunione: [quale decisione o risultato ci serve?]
Formattalo come un elenco numerato con stime di tempo per ogni punto.
2. Riassumi appunti grezzi di riunione
Da usare subito dopo una riunione, mentre tutto è ancora fresco nella tua mente.
Ecco i miei appunti grezzi di una riunione. Trasformali in un riassunto chiaro
con tre sezioni: Decisioni Chiave, Azioni da Intraprendere (con responsabile e scadenza),
e Domande Aperte. Mantienilo sotto le 200 parole.
Appunti:
[incolla qui i tuoi appunti grezzi]
3. Estrai le azioni da una trascrizione
Da usare se il tuo strumento di videoconferenza — Zoom, Teams o Google Meet — ti ha fornito una trascrizione generata automaticamente.
Leggi questa trascrizione della riunione ed estrai tutte le azioni da intraprendere.
Per ognuna, elenca: cosa deve essere fatto, chi è responsabile
e la scadenza se è stata menzionata. Formatta come tabella.
Trascrizione:
[incolla la trascrizione qui]
4. Scrivi un'email sulle decisioni post-riunione
Da usare quando una riunione ha prodotto una decisione che riguarda persone che non erano presenti.
Scrivi un'email breve a [team o dipartimento] che riassuma una decisione
presa nella riunione di oggi. La decisione è stata: [descrivila].
Li riguarda perché: [spiegalo brevemente].
Tono: chiaro e professionale. Massimo due brevi paragrafi.
5. Scrivi un messaggio di aggiornamento asincrono
Da usare quando hai perso una riunione e hai bisogno di un riassunto senza interrompere tutto il team.
Scrivi un messaggio breve e professionale a un collega per chiedere
un rapido aggiornamento su ciò che mi sono perso nella riunione [nome riunione] di oggi.
Mantienilo informale e sotto le tre frasi.
Posta in arrivo
6. Scrivi un follow-up per nessuna risposta
Da usare quando qualcuno non ha risposto dopo tre o cinque giorni lavorativi.
Scrivi un'email di follow-up educata. Sto verificando lo stato di [argomento o richiesta]
che ho inviato a [Nome o ruolo] il [data]. Mantienila amichevole, non pressante.
Massimo due frasi.
7. Di' no a una richiesta
Da usare quando si declina un invito a una riunione, un progetto extra o un favore al lavoro.
Aiutami a scrivere un'email educata ma chiara per declinare [richiesta]
da [Nome o ruolo]. Voglio essere rispettoso e non chiudere completamente
la porta a opportunità future. Massimo tre frasi.
8. Rispondi a un reclamo
Da usare per clienti insoddisfatti, committenti o stakeholder interni che hanno sollevato un problema.
Scrivi una risposta professionale a questo reclamo. Riconosci il problema,
scusati senza ammettere responsabilità legale e spiega il passo successivo.
Tono: calmo ed empatico.
Il reclamo: [incolla o riassumi qui]
9. Rispondi a un'email di presentazione
Da usare quando qualcuno di nuovo ti contatta per connettersi, presentarsi o avviare una conversazione.
Scrivi una risposta calda e professionale a questa email di presentazione.
Abbina il loro tono. Esprimi genuino interesse e suggerisci un
passo successivo specifico (una chiamata, un caffè o un follow-up tra un mese).
La loro email: [incolla qui]
10. Scrivi un aggiornamento di stato al tuo responsabile
Da usare per i check-in settimanali o bisettimanali, soprattutto se scriverli tende a richiedere più tempo del dovuto.
Scrivi un'email breve di aggiornamento di stato per il mio responsabile.
Questa settimana ho: [elenca 2-3 cose completate].
La prossima settimana ho intenzione di: [elenca 1-2 priorità].
Blocchi: [nessuno / descrivi brevemente se ce ne sono].
Formatta come elenco puntato. Niente riempitivo.
Report
11. Trasforma gli appunti in un executive summary
Da usare quando hai appunti grezzi o un documento lungo e hai bisogno di una versione breve per la direzione.
Trasforma le seguenti note in un executive summary di 150 parole.
Destinatari: dirigenti senior che non erano coinvolti in questo progetto.
Concentrati sui risultati e sulle decisioni, non sul processo.
Note:
[incolla qui le tue note]
12. Riassumi un documento lungo
Da usare per report lunghi, documenti normativi o articoli che non hai tempo di leggere per intero.
Riassumi questo documento in modo semplice. Usa elenchi puntati.
Evidenzia: il punto principale, qualsiasi azione richiesta da me
e qualsiasi scadenza menzionata.
Documento:
[incolla il testo qui]
13. Trasforma i dati in una narrativa scritta
Da usare quando hai numeri o risultati e hai bisogno di scriverne per un pubblico non tecnico.
Ho i seguenti dati. Scrivi due brevi paragrafi che spieghino
cosa significano questi numeri in modo semplice — niente tecnicismi.
Scrivi per qualcuno che non è abituato ai numeri.
Dati: [incolla qui i tuoi dati o l'elenco puntato]
14. Crea uno schema per una presentazione
Da usare quando devi costruire delle slide e non sai da dove iniziare.
Crea uno schema diapositiva per diapositiva per una presentazione di [10/15/20] minuti su [argomento].
Destinatari: [descrivi chi sono].
Obiettivo: [cosa dovrebbero capire o fare dopo la presentazione?]
Includi una diapositiva del titolo, 5-7 diapositive di contenuto e una diapositiva di chiusura.
15. Scrivi un report di fine settimana
Da usare ogni venerdì — richiede circa due minuti e tiene aggiornato il tuo responsabile senza una riunione fissa.
Scrivi un breve report di fine settimana.
Formato: un breve paragrafo di panoramica, poi un elenco puntato di risultati.
Questa settimana: [incolla 4-6 punti di ciò su cui hai lavorato]
Successi da evidenziare: [uno o due, se ce ne sono]
Priorità principale della prossima settimana: [una priorità]
Rendila un'abitudine
Le persone che risparmiano più tempo con l'AI non sono quelle che trovano il prompt perfetto. Sono quelle che ricorrono prima all'AI ogni volta che si siedono a scrivere qualcosa di routine. Un'abitudine da due minuti, applicata con costanza, diventa diverse ore a settimana.
Inizia con la categoria che ti richiede più tempo nel tuo lavoro attuale — riunioni, posta in arrivo o report — e prova due o tre di quei prompt questa settimana.
Cosa provare dopo: Questi prompt funzionano altrettanto bene per la ricerca di lavoro. Scopri come scrivere un'email professionale con l'AI per i messaggi difficili, oppure scopri come scrivere una lettera di presentazione con ChatGPT che suoni come te.
