Diese 15 Prompts übernehmen die zeitaufwändigsten Teile der Büroarbeit — Meeting-Zusammenfassungen, Follow-up-E-Mails, Statusupdates und Berichte. Kopieren Sie einen Prompt, füllen Sie Ihre Details ein und erhalten Sie in Sekunden einen brauchbaren ersten Entwurf.
Die meisten Büroangestellten verbringen einen erheblichen Teil ihres Tages mit Schreibaufgaben — Meeting-Notizen, E-Mails, Statusupdates, Berichte. Die Arbeit ist nicht schwer. Sie ist nur langsam und repetitiv, und sie verdrängt die Dinge, die wirklich Ihr Urteil erfordern.
Diese 15 Prompts übergeben diesen ersten Entwurf an die KI. Sie füllen die Details ein, prüfen das Ergebnis und senden es ab.
So nutzen Sie diese Liste: Kopieren Sie den Prompt, ersetzen Sie die Klammern durch Ihre echten Informationen, fügen Sie ihn in ChatGPT (oder ein beliebiges KI-Chat-Tool) ein und bearbeiten Sie das Ergebnis, bevor Sie es verwenden. Senden Sie niemals einen KI-Entwurf, ohne ihn zuerst zu lesen.
| Kategorie | Prompts | Was sie erledigen |
|---|---|---|
| Meetings | 1–5 | Agenden, Zusammenfassungen, Aufgaben, Entscheidungen, Nachholbedarf |
| Posteingang | 6–10 | Follow-ups, Absagen, Beschwerden, Vorstellungen, Statusupdates |
| Berichte | 11–15 | Zusammenfassungen, lange Dokumente, Datenberichte, Präsentationen, Wochenberichte |
Meetings
1. Eine Meeting-Agenda schreiben
Nutzen Sie das am Tag vor jedem Meeting, bei dem Sie der Organisator sind.
Schreibe eine kurze Meeting-Agenda für ein [30/60]-minütiges Meeting über [Thema].
Teilnehmer: [Rollen aufzählen, keine Namen].
Ziel des Meetings: [Welche Entscheidung oder welches Ergebnis brauchen wir?]
Formatiere es als nummerierte Liste mit Zeitschätzungen für jeden Punkt.
2. Grobe Meeting-Notizen zusammenfassen
Nutzen Sie das direkt nach einem Meeting, solange alles noch frisch im Gedächtnis ist.
Hier sind meine groben Notizen von einem Meeting. Wandle sie in eine klare Zusammenfassung um
mit drei Abschnitten: Wichtige Entscheidungen, Aufgaben (mit Verantwortlichem und Frist),
und Offene Fragen. Halte es unter 200 Wörtern.
Notizen:
[Ihre groben Notizen hier einfügen]
3. Aufgaben aus einem Transkript ziehen
Nutzen Sie das, wenn Ihr Videokonferenz-Tool — Zoom, Teams oder Google Meet — Ihnen ein automatisch generiertes Transkript gegeben hat.
Lies dieses Meeting-Transkript und extrahiere alle Aufgaben.
Für jede: Was muss getan werden, wer ist verantwortlich,
und die Frist, wenn eine genannt wurde. Formatiere als Tabelle.
Transkript:
[Transkript hier einfügen]
4. Eine Entscheidungs-E-Mail nach dem Meeting schreiben
Nutzen Sie das, wenn ein Meeting eine Entscheidung ergeben hat, die Personen betrifft, die nicht im Raum waren.
Schreibe eine kurze E-Mail an [Team oder Abteilung], die eine Entscheidung zusammenfasst,
die im heutigen Meeting getroffen wurde. Die Entscheidung war: [beschreibe sie].
Sie betrifft sie, weil: [kurz erklären].
Ton: klar und professionell. Maximal zwei kurze Absätze.
5. Eine asynchrone Nachholnachricht schreiben
Nutzen Sie das, wenn Sie ein Meeting verpasst haben und eine Zusammenfassung brauchen, ohne Ihr ganzes Team zu unterbrechen.
Schreibe eine kurze, professionelle Nachricht an einen Kollegen, die um eine
schnelle Zusammenfassung bittet, was ich im heutigen [Meeting-Name]-Meeting verpasst habe.
Halte es locker und unter drei Sätzen.
Posteingang
6. Eine Follow-up-Nachricht bei ausbleibender Antwort schreiben
Nutzen Sie das, wenn jemand nach drei bis fünf Werktagen nicht geantwortet hat.
Schreibe eine höfliche Follow-up-E-Mail. Ich frage bezüglich [Thema oder Anfrage] nach,
die ich am [Datum] an [Name oder Rolle] geschickt habe. Halte es freundlich, nicht drängend.
Maximal zwei Sätze.
7. Eine Anfrage ablehnen
Nutzen Sie das, wenn Sie eine Meeting-Einladung, ein zusätzliches Projekt oder eine Gefälligkeit bei der Arbeit ablehnen.
Hilf mir, eine höfliche, aber klare E-Mail zu schreiben, die [Anfrage]
von [Name oder Rolle] ablehnt. Ich möchte respektvoll sein und
die Tür für zukünftige Möglichkeiten nicht ganz schließen. Maximal drei Sätze.
8. Auf eine Beschwerde antworten
Nutzen Sie das für unzufriedene Kunden, Auftraggeber oder interne Stakeholder, die ein Problem gemeldet haben.
Schreibe eine professionelle Antwort auf diese Beschwerde. Erkenne das Problem an,
entschuldige dich ohne rechtliche Schuld einzugestehen, und erkläre den nächsten Schritt.
Ton: ruhig und einfühlsam.
Die Beschwerde: [hier einfügen oder zusammenfassen]
9. Auf eine Vorstellungs-E-Mail antworten
Nutzen Sie das, wenn jemand Neues Kontakt aufnimmt, um sich vorzustellen oder ein Gespräch zu beginnen.
Schreibe eine herzliche, professionelle Antwort auf diese Vorstellungs-E-Mail.
Passe den Ton an. Zeige echtes Interesse und schlage einen konkreten
nächsten Schritt vor (ein Gespräch, Kaffee oder ein Follow-up in einem Monat).
Ihre E-Mail: [hier einfügen]
10. Ein Statusupdate an Ihren Vorgesetzten schreiben
Nutzen Sie das für wöchentliche oder zweiwöchentliche Check-ins, besonders wenn das Schreiben dieser Updates mehr Zeit kostet als es sollte.
Schreibe ein kurzes Status-Update für meinen Vorgesetzten.
Diese Woche habe ich: [2–3 erledigte Dinge aufzählen].
Nächste Woche plane ich: [1–2 Prioritäten aufzählen].
Hindernisse: [keine / kurz beschreiben wenn vorhanden].
Format: Stichpunkte. Keine Füllwörter.
Berichte
11. Notizen in eine Zusammenfassung für die Führungsebene umwandeln
Nutzen Sie das, wenn Sie grobe Notizen oder ein langes Dokument haben und eine Kurzversion für die Führung brauchen.
Wandle diese Notizen in eine 150-Wörter-Zusammenfassung für die Führungsebene um.
Zielgruppe: leitende Führungskräfte, die nicht an diesem Projekt beteiligt waren.
Fokussiere auf Ergebnisse und Entscheidungen, nicht auf den Prozess.
Notizen:
[Ihre Notizen hier einfügen]
12. Ein langes Dokument zusammenfassen
Nutzen Sie das für lange Berichte, Richtliniendokumente oder Artikel, die Sie nicht vollständig zu lesen die Zeit haben.
Fasse dieses Dokument in einfacher Sprache zusammen. Nutze Stichpunkte.
Hebe hervor: den Hauptpunkt, ob ich handeln muss,
und genannte Fristen.
Dokument:
[Text hier einfügen]
13. Datenpunkte in einen schriftlichen Bericht umwandeln
Nutzen Sie das, wenn Sie Zahlen oder Ergebnisse haben und darüber für ein nicht-fachkundiges Publikum schreiben müssen.
Ich habe folgende Daten. Schreibe zwei kurze Absätze, die erklären,
was diese Zahlen in einfacher Sprache bedeuten — kein Fachjargon.
Schreibe für jemanden, der kein Zahlenmensch ist.
Daten: [Ihre Zahlen oder Stichpunktliste hier einfügen]
14. Eine Präsentationsgliederung erstellen
Nutzen Sie das, wenn Sie Folien erstellen müssen und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.
Erstelle eine Folie-für-Folie-Gliederung für eine [10/15/20]-minütige Präsentation über [Thema].
Zielgruppe: [beschreibe, wer sie sind].
Ziel: [Was sollen sie nach der Präsentation verstehen oder tun?]
Füge eine Titelfolie, 5–7 Inhaltsfolien und eine Abschlussfolie ein.
15. Einen Wochenbericht schreiben
Nutzen Sie das jeden Freitag — es dauert etwa zwei Minuten und hält Ihren Vorgesetzten auf dem Laufenden, ohne ein regelmäßiges Meeting.
Schreibe einen kurzen Wochenbericht.
Format: ein kurzer Überblicksabsatz, dann eine Stichpunktliste der Erfolge.
Diese Woche: [4–6 Stichpunkte dessen einfügen, woran Sie gearbeitet haben]
Besonders erwähnenswerte Erfolge: [ein oder zwei, falls vorhanden]
Hauptfokus nächste Woche: [eine Priorität]
Machen Sie es zur Gewohnheit
Die Menschen, die mit KI die meiste Zeit sparen, sind nicht diejenigen, die den perfekten Prompt finden. Es sind die, die als Erstes nach KI greifen, wenn sie sich hinsetzen, um etwas Routinemäßiges zu schreiben. Eine Zwei-Minuten-Gewohnheit, konsequent angewendet, wird zu mehreren Stunden pro Woche.
Beginnen Sie mit der Kategorie, die in Ihrem aktuellen Job am meisten Zeit kostet — Meetings, Posteingang oder Berichte — und probieren Sie diese Woche zwei oder drei dieser Prompts aus.
Was als Nächstes ausprobieren: Diese Prompts funktionieren genauso gut bei der Jobsuche. Erfahren Sie, wie Sie professionelle E-Mails mit KI schreiben für heikle Nachrichten, oder lesen Sie, wie Sie ein Anschreiben mit ChatGPT schreiben, das wie Sie klingt.
