KI kann in Sekunden berufliche E-Mails für Sie schreiben. Schildern Sie die Situation, den gewünschten Ton und das Ziel — dann passen Sie das Ergebnis an, damit es wie Sie klingt.
Berufliche E-Mails zu schreiben kann sich wie ein Drahtseilakt anfühlen. Zu locker und Sie wirken unprofessionell. Zu steif und die Leute hören auf zu lesen. KI übernimmt den ersten unbeholfenen Entwurf für Sie, damit Sie sich auf das genaue Formulieren konzentrieren können.
Öffnen Sie ein kostenloses KI-Tool
Gehen Sie zu chat.openai.com (ChatGPT) oder gemini.google.com. Beide sind kostenlos. Sie brauchen kein Konto, um ChatGPT auszuprobieren, obwohl das Einloggen Ihren Verlauf speichert.
Wenn Sie Microsoft Outlook bei der Arbeit nutzen, überprüfen Sie, ob Ihr Unternehmen Copilot aktiviert hat — es kann E-Mails direkt in Ihrem Posteingang entwerfen.
Beschreiben Sie die Situation in einfachen Worten
Denken Sie nicht zu viel über Ihren Prompt nach. Erklären Sie die Situation einfach so, wie Sie sie einem Kollegen beim Mittagessen beschreiben würden. Je konkreter Sie sind, desto besser wird der Entwurf.
Geben Sie an: an wen Sie schreiben (Vorgesetzter, Kunde, Kollege, Personalabteilung), was Sie sagen oder fragen möchten, den gewünschten Ton (höflich, bestimmt, entschuldigend, professionell) und wichtige Details wie Daten, Projektnamen oder Geldbeträge.
Nutzen Sie einen fertigen Prompt für heikle E-Mails
Manche E-Mails sind schwierig wegen dessen, was sie sagen — nicht nur wegen der Formulierung. Nutzen Sie diese kopierbaren Prompts für die Nachrichten, die die meisten Menschen lieber aufschieben.
Eine höfliche Erinnerung senden:
Schreibe eine kurze, freundliche Erinnerungs-E-Mail an [Name]. Ich fasse nach bezüglich [Thema].
Ich habe mich zuletzt am [Datum] gemeldet und noch keine Antwort erhalten.
Halte es professionell und nicht drängend — zwei kurze Absätze.
Nein sagen, ohne Brücken zu verbrennen:
Hilf mir, eine höfliche E-Mail zu schreiben, die [Anfrage oder Einladung] von [Name] ablehnt.
Ich möchte respektvoll sein und die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen lassen.
Halte es kurz — maximal drei Sätze.
Eine Gehaltserhöhung anfragen:
Schreibe eine professionelle E-Mail an meinen Vorgesetzten, in der ich um eine Gehaltsüberprüfung bitte.
Mein Jobtitel ist [Titel], ich bin seit [X Monaten/Jahren] in dieser Stelle,
und ich habe kürzlich [Leistung] erreicht. Halte den Ton selbstsicher, aber nicht fordernd.
Lesen Sie den Entwurf laut vor
Bevor Sie die E-Mail kopieren, lesen Sie sie laut vor. Sie werden sofort bemerken, was sich unbeholfen, zu förmlich oder nicht wie Sie klingt. Passen Sie diese Formulierungen zuerst an.
Eine häufige Korrektur: KI öffnet oft mit „Ich hoffe, diese Nachricht findet Sie wohlauf." Löschen Sie das. Beginnen Sie stattdessen mit Ihrem eigentlichen Anliegen.
Fügen Sie ein persönliches Detail hinzu
Schon ein kleines persönliches Element — ein Name, eine Projektreferenz, ein gemeinsamer Kontext — lässt KI-geschriebene E-Mails menschlicher wirken. Suchen Sie nach einem Ort, um es einzufügen.
Zum Beispiel: Statt „Ich wollte auf unser kürzliches Gespräch nachfassen" schreiben Sie „Ich wollte auf das nachfassen, was wir beim Teammeeting am Dienstag besprochen haben." Das ist dieselbe Information, aber geliefert auf eine Weise, die beweist, dass Sie dabei waren.
Machen Sie eine letzte Prüfung vor dem Absenden
Werfen Sie vor dem Klick auf „Senden" noch einen kurzen Blick auf die fertige E-Mail.
- Ist der Name des Empfängers richtig geschrieben?
- Haben Sie alles gesagt, was Sie sagen wollten?
- Klingt es wie Sie?
- Ist die Betreffzeile klar und konkret?
Wenn alle vier Fragen mit Ja beantwortet werden können, senden Sie.
Ein Wort zu den E-Mails, die Sie immer wieder aufschieben
KI ist besonders hilfreich für Nachrichten, die Sie bisher vermieden haben — die, die in Ihrem Entwurfsordner sitzen, weil Sie nicht wissen, wie Sie anfangen sollen. Stellen Sie es sich vor wie einen ruhigen, wortgewandten Freund, der Ihnen hilft, aus der Blockade zu kommen. Es macht das Gespräch nicht leicht. Aber es lässt es beginnen.
Was als Nächstes ausprobieren: Sobald Sie mit dem KI-gestützten E-Mail-Schreiben vertraut sind, können Sie denselben Ansatz für größere Büroschreibaufgaben nutzen. Sehen Sie sich 15 KI-Prompts, die 5 Stunden Büroarbeit pro Woche sparen für weitere zeitsparende Ideen an, oder lernen Sie, wie Sie ein Anschreiben mit ChatGPT schreiben, wenn Sie auf Jobsuche sind.
