L'AI può scrivere email professionali per te in pochi secondi. Descrivi la situazione, il tono che vuoi e il risultato che speri di ottenere — poi aggiusta il risultato per farlo suonare come te.
Scrivere email di lavoro può sembrare camminare su un filo. Troppo informale e sembri poco professionale. Troppo rigido e la gente smette di leggere. L'AI gestisce per te la prima bozza imbarazzante, così puoi concentrarti nell'ottenere le parole esattamente giuste.
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Vai su chat.openai.com (ChatGPT) o gemini.google.com. Entrambi sono gratuiti. Non hai bisogno di un account per provare ChatGPT, anche se accedere salva la cronologia.
Se usi Microsoft Outlook al lavoro, controlla se la tua azienda ha attivato Copilot — può scrivere bozze di email direttamente nella tua casella di posta.
Descrivi la situazione con parole semplici
Non pensarci troppo. Spiega semplicemente la situazione come la descriveresti a un collega a pranzo. Più sei specifico, migliore sarà la bozza.
Includi: a chi stai scrivendo (capo, cliente, collega, HR), cosa devi dire o chiedere, il tono che vuoi (educato, deciso, scusante, professionale) e qualsiasi dettaglio chiave come date, nomi di progetti o importi.
Usa un prompt pronto per le email difficili
Alcune email sono difficili per quello che dicono, non solo per come dirlo. Usa questi prompt pronti da copiare per iniziare con i messaggi che la maggior parte delle persone teme.
Inviare un promemoria educato:
Scrivi un breve email di promemoria a [Nome]. Sto facendo un follow-up su [argomento].
L'ho contattato l'ultima volta il [data] e non ho avuto risposta.
Mantienilo professionale e non pressante — due brevi paragrafi.
Dire no senza bruciare i ponti:
Aiutami a scrivere un'email educata per declinare [richiesta o invito] da [Nome].
Voglio essere rispettoso e lasciare aperta la porta per opportunità future.
Mantienila breve — non più di tre frasi.
Chiedere un aumento:
Scrivi un'email professionale al mio responsabile per chiedere una revisione dello stipendio.
Il mio titolo è [titolo], sono in questo ruolo da [X mesi/anni]
e recentemente ho [risultato]. Mantieni un tono fiducioso ma non pretenzioso.
Leggi la bozza ad alta voce
Prima di copiare l'email, leggila ad alta voce. Noterai immediatamente qualsiasi cosa suoni strana, troppo formale o non come te. Aggiusta prima quelle frasi.
Una correzione comune: l'AI spesso apre con «Spero che questo messaggio la trovi bene». Cancellala. Inizia direttamente con il tuo punto.
Aggiungi un dettaglio personale
Anche un piccolo tocco personale — un nome, un riferimento a un progetto, un contesto condiviso — rende le email scritte dall'AI più umane. Cerca un posto dove aggiungerlo.
Per esempio, invece di «Volevo fare un follow-up sulla nostra recente conversazione», scrivi «Volevo fare un follow-up su quello che abbiamo discusso alla riunione di martedì». È la stessa informazione presentata in un modo che dimostra che eri presente.
Fai un controllo finale prima di inviare
Dai un'ultima occhiata all'email finita prima di cliccare su invia.
- Il nome del destinatario è scritto correttamente?
- Hai incluso tutto quello che volevi dire?
- Suona come te?
- L'oggetto è chiaro e specifico?
Se tutte e quattro le risposte sono sì, invia.
Una nota sulle email che continui a rimandare
L'AI è particolarmente utile per i messaggi che hai evitato — quelli nella cartella delle bozze perché non sai come iniziare. Pensaci come avere un amico calmo e professionale che è bravo con le parole ad aiutarti a sbloccarti. Non renderà la conversazione facile. Ma la farà iniziare.
Cosa provare dopo: Una volta che sei a tuo agio a scrivere email con l'AI, puoi usare lo stesso approccio per compiti di scrittura più grandi. Consulta 15 prompt AI che fanno risparmiare 5 ore di lavoro in ufficio a settimana per altre idee per risparmiare tempo, oppure scopri come scrivere una lettera di presentazione con ChatGPT se stai cercando lavoro.
