Těchto 15 promptů zvládne nejčasově náročnější části kancelářské práce — shrnutí porad, navazující e-maily, průběžné zprávy a reporty. Zkopírujte jeden, doplňte své detaily a za sekundy máte použitelný první návrh.
Většina kancelářských pracovníků tráví značnou část dne psacími úkoly — zápisky z porad, e-maily, průběžné aktualizace, reporty. Tato práce není těžká. Je ale pomalá a opakující se, a vytlačuje věci, které skutečně vyžadují váš úsudek.
Těchto 15 promptů předá první návrh AI. Vy doplníte detaily, zkontrolujete výsledek a odešlete.
Jak tento seznam používat: Zkopírujte prompt, nahraďte závorky svými skutečnými informacemi, vložte do ChatGPT (nebo jakéhokoli AI chatovacího nástroje) a před použitím výsledek upravte. Nikdy neposílejte AI návrh bez jeho přečtení.
| Kategorie | Prompty | Co zvládají |
|---|---|---|
| Porady | 1–5 | Programy, shrnutí, úkoly, rozhodnutí, dohánění |
| Doručená pošta | 6–10 | Navazující zprávy, odmítnutí, stížnosti, představení, průběžné aktualizace |
| Reporty | 11–15 | Shrnutí, dlouhé dokumenty, datové komentáře, prezentace, týdenní reporty |
Porady
1. Napište program porady
Použijte den před každou poradou, kde jste organizátorem.
Napiš krátký program [30/60]minutové porady na téma [téma].
Účastníci: [uveďte role, ne jména].
Cíl porady: [jaké rozhodnutí nebo výsledek potřebujeme?]
Formátuj jako číslovaný seznam s odhadem času pro každý bod.
2. Shrň hrubé zápisky z porady
Použijte ihned po poradě, dokud je vše ještě čerstvé.
Zde jsou moje hrubé zápisky z porady. Přeměň je v přehledné shrnutí
se třemi sekcemi: Klíčová rozhodnutí, Úkoly (s odpovědnou osobou a termínem)
a Otevřené otázky. Drž se pod 200 slovy.
Zápisky:
[vložte sem hrubé zápisky]
3. Vytáhněte úkoly z přepisu
Použijte, pokud vám váš videokonferenční nástroj — Zoom, Teams nebo Google Meet — vygeneroval automatický přepis.
Přečti tento přepis porady a vytáhni všechny úkoly.
Pro každý uveď: co je třeba udělat, kdo je odpovědný
a termín, pokud byl zmíněn. Formátuj jako tabulku.
Přepis:
[vložte sem přepis]
4. Napište e-mail s rozhodnutím po poradě
Použijte, když porada vedla k rozhodnutí, které se týká lidí, kteří nebyli v místnosti.
Napiš krátký e-mail pro [tým nebo oddělení] shrnující rozhodnutí
přijaté na dnešní poradě. Rozhodnutí bylo: [popište ho].
Týká se jich, protože: [stručně vysvětlete].
Tón: jasný a profesionální. Maximálně dva krátké odstavce.
5. Napište asynchronní zprávu pro dohánění
Použijte, když jste promeškali poradu a potřebujete shrnutí, aniž byste rušili celý tým.
Napiš krátkou, profesionální zprávu kolegovi s žádostí
o rychlé dohánění toho, co jsem zameškal(a) na dnešní poradě [název porady].
Buď neformální, maximálně tři věty.
Doručená pošta
6. Napište navazující zprávu pro případ bez odpovědi
Použijte, když někdo neodpověděl po třech až pěti pracovních dnech.
Napiš zdvořilý navazující e-mail. Navazuji na [téma nebo žádost],
který(ou) jsem odeslal(a) [Jménu nebo roli] dne [datum].
Buď přátelský(á), ne naléhavý(á).
Maximálně dvě věty.
7. Řekněte ne žádosti
Použijte při odmítání pozvání na poradu, extra projektu nebo laskavosti v práci.
Pomoz mi napsat zdvořilý, ale jasný e-mail odmítající [žádost]
od [Jména nebo role]. Chci být ohleduplný(á) a zcela nezavírat
dveře pro budoucí příležitosti. Maximálně tři věty.
8. Odpovězte na stížnost
Použijte pro nespokojené zákazníky, klienty nebo interní zainteresované strany, kteří vznesli problém.
Napiš profesionální odpověď na tuto stížnost. Uznej problém,
omluv se bez přiznání právní odpovědnosti a vysvětli další krok.
Tón: klidný a empatický.
Stížnost: [vložte nebo shrňte sem]
9. Odpovězte na úvodní e-mail
Použijte, když vás někdo nový kontaktuje, představuje se nebo zahajuje konverzaci.
Napiš vřelou, profesionální odpověď na tento úvodní e-mail.
Přizpůsob se jejich tónu. Vyjádři skutečný zájem a navrhni jeden
konkrétní další krok (hovor, kávu nebo navazující zprávu za měsíc).
Jejich e-mail: [vložte sem]
10. Napište průběžnou aktualizaci pro svého manažera
Použijte pro týdenní nebo čtrnáctidenní reporty, zejména pokud jejich psaní obvykle zabere více času, než by mělo.
Napiš krátký průběžný e-mail pro mého manažera.
Tento týden jsem: [uveďte 2–3 věci, které jste dokončili].
Příští týden plánuji: [uveďte 1–2 priority].
Překážky: [žádné / stručně popište, pokud existují].
Formátuj jako odrážky. Bez vycpávek.
Reporty
11. Přeměňte zápisky na exekutivní shrnutí
Použijte, když máte hrubé zápisky nebo dlouhý dokument a potřebujete krátkou verzi pro vedení.
Přeměň následující zápisky na 150slovní exekutivní shrnutí.
Cílová skupina: vedení, které nebylo do tohoto projektu zapojeno.
Zaměř se na výsledky a rozhodnutí, ne na procesy.
Zápisky:
[vložte sem zápisky]
12. Shrňte dlouhý dokument
Použijte pro dlouhé reporty, politické dokumenty nebo články, na které nemáte čas si je plně přečíst.
Shrň tento dokument srozumitelně. Použij odrážky.
Zdůrazni: hlavní myšlenku, jaké kroky ode mě vyžaduje
a případné termíny zmíněné v dokumentu.
Dokument:
[vložte sem text]
13. Přeměňte datové body na psaný komentář
Použijte, když máte čísla nebo výsledky a potřebujete o nich psát pro netechnické publikum.
Mám následující data. Napiš dva krátké odstavce vysvětlující,
co tato čísla znamenají srozumitelně — bez žargonu.
Piš pro někoho, kdo není zvyklý na práci s čísly.
Data: [vložte sem čísla nebo seznam odrážek]
14. Vytvořte osnovu prezentace
Použijte, když potřebujete vytvořit slajdy a nevíte, kde začít.
Vytvoř osnovu slajd po slajdu pro [10/15/20]minutovou prezentaci na téma [téma].
Cílová skupina: [popište, kdo to jsou].
Cíl: [co by měli po prezentaci vědět nebo dělat?]
Zahrň titulní slajd, 5–7 obsahových slajdů a závěrečný slajd.
15. Napište závěrečný týdenní report
Použijte každý pátek — zabere přibližně dvě minuty a udržuje manažera v obraze bez nutnosti pravidelné porady.
Napiš stručný závěrečný týdenní report.
Formát: jeden krátký souhrnný odstavec, pak seznam úspěchů v odrážkách.
Tento týden: [vložte 4–6 odrážek toho, na čem jste pracovali]
Úspěchy, které stojí za zmínku: [jeden nebo dva, pokud existují]
Hlavní zaměření příštího týdne: [jedna priorita]
Udělejte z toho návyk
Lidé, kteří s AI ušetří nejvíce času, nejsou ti, kteří najdou dokonalý prompt. Jsou to ti, kteří sáhnou po AI jako první, kdykoli si sednou napsat něco rutinního. Dvouminutový návyk, uplatňovaný důsledně, se stane několika hodinami týdně.
Začněte s jednou kategorií, která ve vaší aktuální práci zabírá nejvíce času — porady, doručená pošta nebo reporty — a zkuste tento týden dva nebo tři z těchto promptů.
Co zkusit jako další krok: Tyto prompty fungují stejně dobře při hledání práce. Naučte se psát profesionální e-mail s AI pro složité zprávy, nebo zjistěte, jak napsat průvodní dopis pomocí ChatGPT tak, aby zněl jako vy.
