Deze 15 prompts nemen de meest tijdrovende delen van kantoorwerk voor hun rekening — vergadersamenvatingen, vervolg-e-mails, statusupdates en rapporten. Kopieer er een, vul je gegevens in en ontvang in seconden een bruikbaar eerste concept.
De meeste kantoormedewerkers besteden een aanzienlijk deel van hun dag aan schrijftaken — vergadernotities, e-mails, statusupdates, rapporten. Het werk is niet moeilijk. Het is gewoon traag en repetitief, en het verdringt de dingen die echt je oordeel vereisen.
Deze 15 prompts geven dat eerste concept aan AI. Jij vult de details in, controleert het resultaat en verstuurt.
Hoe gebruik je deze lijst: Kopieer de prompt, vervang de haakjes door je eigen informatie, plak het in ChatGPT (of een andere AI-chattool) en bewerk het resultaat voor je het gebruikt. Stuur nooit een AI-concept zonder het eerst te lezen.
| Categorie | Prompts | Wat ze aanpakken |
|---|---|---|
| Vergaderingen | 1–5 | Agenda's, samenvatingen, actiepunten, beslissingen, inhaalberichten |
| Inbox | 6–10 | Vervolgmails, afwijzingen, klachten, introducties, statusupdates |
| Rapporten | 11–15 | Samenvatingen, lange documenten, dataverhalen, presentaties, weekrapporten |
Vergaderingen
1. Schrijf een vergaderagenda
Gebruik dit de dag voor elke vergadering waarbij jij de organisator bent.
Schrijf een korte vergaderagenda voor een vergadering van [30/60] minuten over [onderwerp].
Deelnemers: [lijst functies, geen namen].
Doel van de vergadering: [welke beslissing of uitkomst hebben we nodig?]
Maak er een genummerde lijst van met tijdsschattingen voor elk punt.
2. Zet ruwe vergadernotities om in een samenvatting
Gebruik dit meteen na een vergadering, terwijl alles nog vers is.
Hier zijn mijn ruwe notities van een vergadering. Zet ze om in een heldere samenvatting
met drie secties: Belangrijke beslissingen, Actiepunten (met eigenaar en deadline),
en Openstaande vragen. Houd het onder de 200 woorden.
Notities:
[plak je ruwe notities hier]
3. Haal actiepunten uit een transcript
Gebruik dit als je videovergadertool — Zoom, Teams of Google Meet — een automatisch gegenereerd transcript heeft gegeven.
Lees dit vergadertranscript en extraheer alle actiepunten.
Noteer voor elk punt: wat er gedaan moet worden, wie verantwoordelijk is
en de deadline als die is genoemd. Formaat: tabel.
Transcript:
[plak transcript hier]
4. Schrijf een beslissingsmail na een vergadering
Gebruik dit wanneer een vergadering een beslissing heeft opgeleverd die mensen betreft die er niet bij waren.
Schrijf een korte e-mail aan [team of afdeling] met een samenvatting van een beslissing
die in de vergadering van vandaag is genomen. De beslissing was: [beschrijf deze].
Het betreft hen omdat: [leg kort uit].
Toon: duidelijk en professioneel. Maximaal twee korte alinea's.
5. Schrijf een asynchroon inhaalbericht
Gebruik dit wanneer je een vergadering hebt gemist en een samenvatting wilt zonder je hele team te storen.
Schrijf een kort, professioneel bericht aan een collega om
een snelle samenvatting te vragen van wat ik heb gemist in de [naam vergadering] van vandaag.
Houd het informeel en onder de drie zinnen.
Inbox
6. Schrijf een vervolg-e-mail na geen reactie
Gebruik dit wanneer iemand na drie tot vijf werkdagen nog niet heeft gereageerd.
Schrijf een beleefde vervolg-e-mail. Ik follow up op [onderwerp of verzoek]
dat ik op [datum] naar [Naam of functie] heb gestuurd. Houd het vriendelijk, niet opdringerig.
Maximaal twee zinnen.
7. Zeg nee op een verzoek
Gebruik dit om een vergaderuitnodiging, een extra project of een gunst op het werk af te wijzen.
Help me een beleefde maar duidelijke e-mail te schrijven om nee te zeggen tegen [verzoek]
van [Naam of functie]. Ik wil respectvol zijn en de deur niet helemaal sluiten
voor toekomstige mogelijkheden. Maximaal drie zinnen.
8. Reageer op een klacht
Gebruik dit voor ontevreden klanten, opdrachtgevers of interne stakeholders die een probleem hebben aangekaart.
Schrijf een professionele reactie op deze klacht. Erken het probleem,
bied excuses aan zonder juridische aansprakelijkheid te erkennen, en leg de volgende stap uit.
Toon: kalm en empathisch.
De klacht: [plak of vat deze hier samen]
9. Reageer op een introductiemail
Gebruik dit wanneer iemand nieuw contact opneemt om zichzelf voor te stellen of een gesprek te starten.
Schrijf een warme, professionele reactie op deze introductiemail.
Pas je aan aan hun toon. Toon oprechte interesse en stel één
specifieke volgende stap voor (een gesprek, koffie of een vervolg over een maand).
Hun e-mail: [plak hier]
10. Schrijf een statusupdate aan je manager
Gebruik dit voor wekelijkse of tweewekelijkse check-ins, zeker als het schrijven ervan meer tijd kost dan het zou moeten.
Schrijf een korte statusupdate-e-mail voor mijn manager.
Deze week heb ik: [lijst 2–3 dingen die je hebt afgerond].
Volgende week plan ik: [lijst 1–2 prioriteiten].
Blokkades: [geen / beschrijf kort als die er zijn].
Formaat: opsommingspunten. Geen opvulling.
Rapporten
11. Zet notities om in een managementsamenvating
Gebruik dit wanneer je ruwe notities of een lang document hebt en een korte versie nodig hebt voor het management.
Zet de volgende notities om in een managementsamenvating van 150 woorden.
Doelgroep: senior management dat niet betrokken was bij dit project.
Richt je op uitkomsten en beslissingen, niet op het proces.
Notities:
[plak je notities hier]
12. Vat een lang document samen
Gebruik dit voor lange rapporten, beleidsdocumenten of artikelen die je geen tijd hebt volledig te lezen.
Vat dit document samen in begrijpelijke taal. Gebruik opsommingspunten.
Benadruk: het hoofdpunt, eventuele acties die van mij worden verwacht,
en genoemde deadlines.
Document:
[plak tekst hier]
13. Zet cijfers om in een geschreven verhaal
Gebruik dit wanneer je getallen of resultaten hebt en erover moet schrijven voor een niet-technisch publiek.
Ik heb de volgende gegevens. Schrijf twee korte alinea's die uitleggen
wat deze cijfers betekenen in begrijpelijke taal — geen jargon.
Schrijf voor iemand die niet van cijfers houdt.
Gegevens: [plak je cijfers of opsomming hier]
14. Maak een presentatieopzet
Gebruik dit wanneer je slides moet maken en niet weet waar te beginnen.
Maak een slide-voor-slide opzet voor een presentatie van [10/15/20] minuten over [onderwerp].
Doelgroep: [beschrijf wie ze zijn].
Doel: [wat moeten ze begrijpen of doen na de presentatie?]
Neem een titelslide, 5–7 inhoudsslides en een afsluitslide op.
15. Schrijf een weekrapport
Gebruik dit elke vrijdag — het kost zo'n twee minuten en houdt je manager op de hoogte zonder een vaste afspraak.
Schrijf een kort weekrapport.
Formaat: één korte alinea als overzicht, dan een opsomming van prestaties.
Deze week: [plak 4–6 opsommingspunten van waarmee je je hebt beziggehouden]
Hoogtepunten: [één of twee als die er zijn]
Hoofdfocus volgende week: [één prioriteit]
Maak er een gewoonte van
De mensen die het meeste tijd besparen met AI zijn niet degenen die de perfecte prompt vinden. Het zijn degenen die als eerste naar AI grijpen wanneer ze iets routinematigs moeten schrijven. Een gewoonte van twee minuten, consequent toegepast, wordt meerdere uren per week.
Begin met de categorie die in jouw huidige baan de meeste tijd kost — vergaderingen, inbox of rapporten — en probeer deze week twee of drie van die prompts uit.
Wat kun je als volgende stap proberen: Deze prompts werken net zo goed voor het zoeken naar een baan. Leer hoe je een professionele e-mail schrijft met AI voor de lastige berichten, of lees hoe je een motivatiebrief schrijft met ChatGPT die klinkt als jij.
