Te 15 poleceń obsługuje najbardziej czasochłonne części pracy biurowej — podsumowania spotkań, e-maile uzupełniające, aktualizacje statusu i raporty. Skopiuj jedno, uzupełnij swoimi danymi i w kilka sekund masz gotowy pierwszy szkic.
Większość pracowników biurowych spędza znaczną część dnia na zadaniach pisemnych — notatki ze spotkań, e-maile, aktualizacje statusu, raporty. Ta praca nie jest trudna. Jest po prostu powolna i powtarzalna, i wypiera zadania, które naprawdę wymagają twojego osądu.
Te 15 poleceń przekazuje ten pierwszy szkic AI. Uzupełniasz szczegóły, przeglądasz wynik i wysyłasz.
Jak używać tej listy: Skopiuj polecenie, zamień nawiasy na prawdziwe informacje, wklej do ChatGPT (lub innego narzędzia AI) i edytuj wynik przed użyciem. Nigdy nie wysyłaj szkicu AI bez wcześniejszego przeczytania.
| Kategoria | Polecenia | Co obsługują |
|---|---|---|
| Spotkania | 1–5 | Agendy, podsumowania, zadania do wykonania, decyzje, nadrabianie zaległości |
| Skrzynka odbiorcza | 6–10 | Uzupełnienia, odmowy, skargi, przedstawienia, aktualizacje statusu |
| Raporty | 11–15 | Podsumowania, długie dokumenty, narracje do danych, prezentacje, raporty tygodniowe |
Spotkania
1. Napisz agendę spotkania
Używaj tego dnia przed każdym spotkaniem, w którym jesteś organizatorem.
Napisz krótką agendę spotkania [30/60]-minutowego na temat [temat].
Uczestnicy: [podaj role, nie imiona].
Cel spotkania: [jakiej decyzji lub wyniku potrzebujemy?]
Sformatuj jako lista numerowana z szacowanym czasem dla każdego punktu.
2. Podsumuj robocze notatki ze spotkania
Używaj tego zaraz po spotkaniu, gdy wszystko jest jeszcze świeże.
Oto moje robocze notatki ze spotkania. Zmień je w przejrzyste podsumowanie
z trzema sekcjami: Kluczowe Decyzje, Zadania do Wykonania (z osobą odpowiedzialną
i terminem) oraz Otwarte Kwestie. Ogranicz do 200 słów.
Notatki:
[wklej swoje notatki tutaj]
3. Wyciągnij zadania z transkryptu
Używaj tego, jeśli narzędzie do wideokonferencji — Zoom, Teams lub Google Meet — dostarczyło automatycznie wygenerowany transkrypt.
Przeczytaj ten transkrypt spotkania i wyodrębnij wszystkie zadania do wykonania.
Dla każdego podaj: co należy zrobić, kto jest odpowiedzialny
i termin, jeśli został wspomniany. Sformatuj jako tabelę.
Transkrypt:
[wklej transkrypt tutaj]
4. Napisz e-mail z decyzją po spotkaniu
Używaj tego, gdy spotkanie przyniosło decyzję, która dotyczy osób, które w nim nie uczestniczyły.
Napisz krótki e-mail do [zespołu lub działu] podsumowujący decyzję
podjętą na dzisiejszym spotkaniu. Decyzja brzmi: [opisz ją].
Dotyczy ich, ponieważ: [wyjaśnij krótko].
Ton: jasny i profesjonalny. Maksymalnie dwa krótkie akapity.
5. Napisz asynchroniczną wiadomość uzupełniającą
Używaj tego, gdy opuściłeś spotkanie i potrzebujesz podsumowania bez przerywania całemu zespołowi.
Napisz krótką, profesjonalną wiadomość do współpracownika z prośbą
o szybkie uzupełnienie tego, co opuściłem na dzisiejszym spotkaniu [nazwa spotkania].
Ton luźny, poniżej trzech zdań.
Skrzynka odbiorcza
6. Napisz uzupełnienie dla braku odpowiedzi
Używaj tego, gdy ktoś nie odpowiedział przez trzy do pięciu dni roboczych.
Napisz uprzejmy e-mail uzupełniający. Sprawdzam status [temat lub prośba],
którą wysłałem do [Imię lub rola] dnia [data]. Ton przyjazny, nienachalny.
Maksymalnie dwa zdania.
7. Odmów prośbie
Używaj tego, gdy odmawiasz zaproszenia na spotkanie, dodatkowego projektu lub przysługi w pracy.
Pomóż mi napisać uprzejmy, ale wyraźny e-mail odmawiający [prośba]
od [Imię lub rola]. Chcę być taktowny i nie zamykać całkowicie drzwi
na przyszłe możliwości. Maksymalnie trzy zdania.
8. Odpowiedz na skargę
Używaj tego dla niezadowolonych klientów, zleceniodawców lub wewnętrznych interesariuszy, którzy zgłosili problem.
Napisz profesjonalną odpowiedź na tę skargę. Uznaj problem,
przeproś bez przyznania się do winy prawnej i wyjaśnij kolejny krok.
Ton: spokojny i empatyczny.
Skarga: [wklej lub podsumuj ją tutaj]
9. Odpowiedz na e-mail z przedstawieniem
Używaj tego, gdy ktoś nowy kontaktuje się, żeby się przedstawić lub otworzyć rozmowę.
Napisz ciepłą, profesjonalną odpowiedź na ten e-mail z przedstawieniem.
Dopasuj ton nadawcy. Wyraź autentyczne zainteresowanie i zaproponuj
jeden konkretny następny krok (rozmowę, kawę lub kontakt za miesiąc).
Ich e-mail: [wklej tutaj]
10. Napisz aktualizację statusu dla przełożonego
Używaj tego do cotygodniowych lub co dwutygodniowych raportów, zwłaszcza jeśli ich pisanie zabiera więcej czasu niż powinno.
Napisz krótki e-mail z aktualizacją statusu dla mojego przełożonego.
W tym tygodniu: [lista 2–3 rzeczy, które ukończyłem].
W przyszłym tygodniu planuję: [lista 1–2 priorytetów].
Blokery: [brak / opisz krótko, jeśli są].
Sformatuj jako punkty. Bez wypełniaczy.
Raporty
11. Zmień notatki w streszczenie kierownicze
Używaj tego, gdy masz robocze notatki lub długi dokument i potrzebujesz krótkiej wersji dla kierownictwa.
Zmień poniższe notatki w 150-słowowe streszczenie kierownicze.
Odbiorcy: starsze kierownictwo, które nie było zaangażowane w ten projekt.
Skup się na wynikach i decyzjach, nie na procesie.
Notatki:
[wklej swoje notatki tutaj]
12. Podsumuj długi dokument
Używaj tego dla długich raportów, dokumentów polityki lub artykułów, których nie masz czasu przeczytać w całości.
Podsumuj ten dokument w prostym języku. Użyj punktów.
Wyróżnij: główną myśl, działania, które mnie dotyczą,
i wszelkie wspomniane terminy.
Dokument:
[wklej tekst tutaj]
13. Zmień dane w narrację pisemną
Używaj tego, gdy masz liczby lub wyniki i musisz o nich napisać dla odbiorców niespecjalistycznych.
Mam poniższe dane. Napisz dwa krótkie akapity wyjaśniające,
co te liczby oznaczają w prostym języku — bez żargonu.
Pisz dla kogoś, kto nie jest osobą liczbową.
Dane: [wklej swoje liczby lub listę punktów tutaj]
14. Stwórz plan prezentacji
Używaj tego, gdy musisz zbudować slajdy i nie wiesz, od czego zacząć.
Stwórz konspekt slajd po slajdzie dla [10/15/20]-minutowej prezentacji na temat [temat].
Odbiorcy: [opisz, kto to jest].
Cel: [co powinni rozumieć lub zrobić po prezentacji?]
Uwzględnij slajd tytułowy, 5–7 slajdów z treścią i slajd zamykający.
15. Napisz raport końca tygodnia
Używaj tego w każdy piątek — zajmuje około dwóch minut i trzyma przełożonego w obrazie bez comiesięcznych spotkań statusowych.
Napisz krótki raport końca tygodnia.
Format: jeden krótki akapit podsumowania, potem lista punktów z osiągnięciami.
Ten tydzień: [wklej 4–6 punktów tego, nad czym pracowałeś]
Warte podkreślenia sukcesy: [jeden lub dwa, jeśli są]
Główny cel na przyszły tydzień: [jeden priorytet]
Zrób z tego nawyk
Ludzie, którzy oszczędzają najwięcej czasu z AI, to nie ci, którzy znajdą idealne polecenie. To ci, którzy sięgają po AI jako pierwsze, gdy siadają, żeby napisać coś rutynowego. Dwuminutowy nawyk, stosowany konsekwentnie, daje kilka godzin tygodniowo.
Zacznij od tej jednej kategorii, która zajmuje ci najwięcej czasu w obecnej pracy — spotkania, skrzynka odbiorcza lub raporty — i wypróbuj dwa lub trzy z tych poleceń w tym tygodniu.
Co spróbować dalej: Te polecenia działają równie dobrze przy szukaniu pracy. Dowiedz się, jak pisać profesjonalne e-maile z AI w przypadku trudnych wiadomości, lub sprawdź, jak napisać list motywacyjny z ChatGPT, który brzmi jak twój.
