ChatGPT e strumenti AI simili possono redigere messaggi difficili in pochi secondi. Descrivi la situazione, il tuo obiettivo e il tono che vuoi — poi modifica il risultato per adattarlo alla tua voce. I prompt qui sotto coprono gli scenari scomodi più comuni.
Alcuni messaggi sono genuinamente difficili da scrivere. Sai cosa vuoi dire, ma non vuoi sembrare scortese, passivo-aggressivo o troppo aggressivo. Riscrivi la stessa email quattro volte e non sembra mai giusta.
Gli strumenti AI sono particolarmente bravi in questo. Redigono messaggi curati e dal tono appropriato in modo rapido — e puoi modificare il risultato per farlo suonare come te. Di seguito trovi prompt pronti all'uso per i messaggi che la maggior parte delle persone teme.
Come usare questi prompt
Copia il prompt qui sotto, incollalo in ChatGPT (o qualsiasi strumento AI chat simile), compila le parentesi con i tuoi dettagli reali e invia. Leggi il risultato, modifica tutto ciò che non suona come te e invia il tuo messaggio.
Più sei specifico sulla situazione, migliore sarà la bozza.
Declinare un invito o una richiesta
Che si tratti di un evento sociale, un impegno di volontariato o un compito lavorativo per cui non hai capacità, un "no" pulito e cordiale è difficile da scrivere. Usa questo prompt:
Scrivi un messaggio breve e cordiale per declinare un invito a [evento o richiesta].
Voglio sembrare sincero, senza inventare una scusa, e lasciare intatto il rapporto.
La persona è [un mio collega / un amico / il mio vicino — scegli uno].
Tienilo a 3-4 frasi.
Se vuoi lasciare aperta la porta per inviti futuri, aggiungi: "Includi una breve frase che la prossima volta mi farebbe piacere." Se vuoi un rifiuto netto, aggiungi: "Non lasciare aperta la porta — voglio solo declinare in modo pulito."
Scrivere un reclamo a un'azienda
I reclami funzionano meglio quando sono specifici, calmi e chiari su cosa si vuole che accada. I messaggi emotivi spesso ricevono risposte più lente. Usa questo prompt:
Scrivi un'email di reclamo a [nome dell'azienda] riguardo a [il problema].
Ho [acquistato / ordinato / assunto] [prodotto o servizio] il [data approssimativa].
Il problema è: [descrivi cosa è andato storto]. Voglio [un rimborso / una sostituzione /
una scusa e una spiegazione — scegli cosa vuoi]. Il tono deve essere fermo e professionale,
non scusante. Includi una richiesta chiara nell'ultimo paragrafo.
Richiedere un rimborso o un risarcimento
Le richieste di rimborso spesso falliscono perché sono troppo vaghe o troppo emotive. Questo prompt mantiene tutto chiaro:
Scrivi un'email di richiesta rimborso per [prodotto o servizio] acquistato da [azienda].
Il motivo del rimborso è [breve spiegazione]. Ho [prova d'acquisto / una ricevuta /
un numero d'ordine — aggiungi cosa hai]. Vorrei un rimborso completo di [importo se noto].
Tieni il tono cortese ma diretto, e concludi con una scadenza specifica per una risposta —
[7 giorni lavorativi / 14 giorni].
Se sei già stato rifiutato una volta, aggiungi: "Questo è un follow-up — mi è stato precedentemente detto cosa hanno detto. Riconoscilo e alza leggermente il tono."
Chiedere un aumento o una trattativa salariale
Questo è il messaggio che le persone provano nella testa per settimane e poi non inviano mai. Un prompt chiaro e deciso:
Scrivi un'email al mio responsabile per chiedere un aumento di stipendio.
Sono in questo ruolo da [periodo di tempo] e le mie responsabilità [sono cresciute /
sono cambiate — descrivi brevemente]. Ritengo che il mio stipendio attuale di
[importo, facoltativo] debba essere [il tuo obiettivo o 'rivisto'].
Ho [risultati specifici o contesto da menzionare].
Il tono deve essere sicuro e professionale, non scusante.
Voglio aprire una conversazione, non fare un ultimatum.
Se stai negoziando un'offerta di lavoro invece dello stipendio attuale, cambia il prompt in: "Scrivi un'email di controproposta per un'offerta di lavoro ricevuta. L'offerta era importo. Vorrei controffertare con il tuo obiettivo. Mantieni il tono entusiasta per il ruolo rimanendo chiaro nella richiesta."
Terminare un rapporto professionale o un servizio
Cancellare un abbonamento, terminare un rapporto con un fornitore o fare un passo indietro da un impegno è più facile quando il messaggio è chiaro e non si spiega troppo:
Scrivi un'email breve e professionale per terminare il mio [abbonamento / contratto /
rapporto di lavoro] con [azienda o persona]. Il motivo è [breve ragione onesta,
o 'lo tengo privato']. Voglio concludere entro [data].
Mantienila rispettosa e al punto — non è necessaria una lunga spiegazione.
Se hai vissuto un'esperienza difficile e vuoi menzionarla, aggiungi: "Vorrei accennare brevemente che il problema e mantenerlo fattuale senza sembrare arrabbiato."
Fissare un limite o correggere un malinteso
A volte il messaggio difficile non è un reclamo o un rifiuto — è una correzione. Un collega fraintende il tuo lavoro, qualcuno assume qualcosa che non è vero, o una relazione è scivolata in un territorio in cui non ti senti a tuo agio:
Scrivi un messaggio che corregga cortesemente ma chiaramente un malinteso.
La situazione è: [descrivi cosa è successo e cosa pensa l'altra persona].
La verità è: [cosa è successo davvero o cosa vuoi che capiscano].
Il rapporto è [professionale / amichevole — scegli].
Voglio rimettere le cose in chiaro senza farne un conflitto.
Tienilo breve — 4-6 frasi.
Cosa provare dopo
Questi modelli ti fanno iniziare, ma sapere come formulare un prompt per qualsiasi situazione ti rende più veloce e flessibile. La guida su come scrivere prompt AI migliori copre i principi alla base di ciò che rende un prompt efficace. Se hai bisogno di scrivere email professionali in un contesto lavorativo in modo più ampio — non solo quelle difficili — prompt AI per il lavoro in ufficio ha una raccolta completa di esempi.
