ChatGPT i podobne narzędzia AI mogą w kilka sekund napisać za ciebie trudne wiadomości. Podaj sytuację, swój cel i ton, jakiego chcesz — a następnie edytuj wynik, żeby pasował do twojego głosu. Poniższe prompty obejmują najpopularniejsze trudne scenariusze.
Niektóre wiadomości są naprawdę trudne do napisania. Wiesz, co chcesz powiedzieć, ale nie chcesz brzmieć niegrzecznie, pasywno-agresywnie ani zbyt agresywnie. Przepisujesz ten sam e-mail cztery razy i nadal nie wychodzi dobrze.
Narzędzia AI są w tym szczególnie dobre. Szybko piszą dopracowane, odpowiednio utrzymane w tonie wiadomości — i możesz edytować wynik, żeby brzmiał jak ty. Poniżej znajdziesz gotowe prompty do wiadomości, których pisanie większości ludzi sprawia trudność.
Jak używać tych promptów
Skopiuj poniższy prompt, wklej go do ChatGPT (lub podobnego narzędzia AI), uzupełnij nawiasy kwadratowe swoimi rzeczywistymi szczegółami i wyślij. Przeczytaj wynik, popraw wszystko, co nie brzmi jak ty, i wyślij swoją wiadomość.
Im bardziej konkretny jesteś w opisie sytuacji, tym lepszy będzie szkic.
Odmów zaproszeniu lub prośbie
Niezależnie od tego, czy chodzi o wydarzenie towarzyskie, wolontariat czy zadanie w pracy, na które nie masz mocy przerobowych, czyste i ciepłe „nie" jest trudne do napisania. Użyj tego promptu:
Napisz krótką, ciepłą wiadomość odmawiającą zaproszenia na [wydarzenie lub prośba].
Chcę brzmieć szczerze, nie wymyślać wymówek i zachować relację.
Odbiorca to [mój kolega z pracy / znajomy / sąsiad — wybierz jedno].
Ogranicz do 3-4 zdań.
Jeśli chcesz zostawić drzwi otwarte na przyszłe zaproszenia, dodaj: „Dodaj krótkie zdanie, że chętnie innym razem." Jeśli chcesz wyraźnego zamknięcia, dodaj: „Nie zostawiaj otwartych drzwi — po prostu odmów czysto."
Napisz reklamację do firmy
Reklamacje działają najlepiej, gdy są konkretne, spokojne i jasne w kwestii tego, czego oczekujesz. Emocjonalne wiadomości często spotykają się z wolniejszą odpowiedzią. Użyj tego promptu:
Napisz e-mail z reklamacją do [nazwa firmy] w sprawie [problem].
Ja [kupiłem / zamówiłem / wynająłem] [produkt lub usługa] w dniu [przybliżona data].
Problem polega na: [opisz, co poszło nie tak].
Chcę [zwrotu pieniędzy / wymiany / przeproszenia i wyjaśnienia — wybierz, czego chcesz].
Ton powinien być stanowczy i profesjonalny, nie przepraszający.
Zawrzyj wyraźną prośbę w ostatnim akapicie.
Poproś o zwrot pieniędzy lub odszkodowanie
Prośby o zwrot pieniędzy często nie przynoszą efektu, bo są zbyt ogólne lub zbyt emocjonalne. Ten prompt utrzymuje sprawę jasną:
Napisz e-mail z prośbą o zwrot pieniędzy za [produkt lub usługa] zakupiony od [firma].
Powód zwrotu to [krótkie wyjaśnienie].
Mam [dowód zakupu / paragon / numer zamówienia — dodaj, co masz].
Chciałbym pełnego zwrotu pieniędzy w wysokości [kwota, jeśli znana].
Utrzymaj ton uprzejmy, ale bezpośredni i zakończ konkretnym terminem odpowiedzi — [7 dni roboczych / 14 dni].
Jeśli zostałeś już raz odrzucony, dodaj: „To jest follow-up — zostałem wcześniej poinformowany, że co powiedzieli. Uwzględnij to i nieznacznie podnieś ton."
Poproś o podwyżkę lub negocjuj wynagrodzenie
To jedna z wiadomości, które ludzie przez tygodnie ćwiczą w głowie i nadal nie wysyłają. Wyraźny, pewny siebie prompt:
Napisz e-mail do mojego przełożonego z prośbą o podwyżkę wynagrodzenia.
Jestem na tym stanowisku od [okres czasu], a moje obowiązki [wzrosły / zmieniły się — opisz krótko].
Uważam, że moje obecne wynagrodzenie [kwota, opcjonalnie] powinno być [twój cel lub „zrewidowane"].
Mam [konkretne osiągnięcia lub kontekst do wymienienia].
Ton powinien być pewny siebie i profesjonalny, nie przepraszający.
Chcę otworzyć rozmowę, a nie stawiać ultimatum.
Jeśli negocjujesz ofertę pracy zamiast obecnego wynagrodzenia, zmień prompt na: „Napisz e-mail z kontrpropozycją do oferty pracy, którą otrzymałem. Oferta wyniosła kwota. Chciałbym negocjować do twój cel. Utrzymaj ton entuzjastyczny wobec stanowiska, jednocześnie będąc wyraźnym co do prośby."
Zakończ relację zawodową lub usługę
Anulowanie usługi, zakończenie współpracy z podwykonawcą lub wycofanie się z zobowiązania jest łatwiejsze, gdy wiadomość jest wyraźna i nie przesadnie się tłumaczy:
Napisz krótki, profesjonalny e-mail kończący moją [subskrypcję / umowę / współpracę]
z [firma lub osoba]. Powód to [krótki, szczery powód lub „zachowam to dla siebie"].
Chcę zakończyć do [data]. Zachowaj szacunek i rzeczowość — nie trzeba długiego wyjaśnienia.
Jeśli miałeś trudne doświadczenia i chcesz o tym wspomnieć, dodaj: „Chciałbym krótko odnotować, że kwestia i utrzymać to rzeczowo, bez brzmienia gniewnie."
Wyznacz granicę lub skoryguj nieporozumienie
Czasem trudna wiadomość to nie reklamacja ani odmowa — to korekta. Kolega błędnie przedstawia twoją pracę, ktoś zakłada coś, co nie jest prawdą, lub relacja przesunęła się w stronę, która ci nie odpowiada:
Napisz wiadomość, która uprzejmie, ale wyraźnie koryguje nieporozumienie.
Sytuacja jest taka: [opisz, co się stało i co myśli druga osoba].
Prawda jest taka: [co naprawdę się stało lub co chcesz, żeby zrozumieli].
Relacja jest [zawodowa / przyjacielska — wybierz].
Chcę naprawić sytuację bez robienia z tego konfliktu. Krótko — 4-6 zdań.
Co wypróbować dalej
Te szablony dają ci punkt startowy, ale znajomość zasad tworzenia promptu dla każdej sytuacji sprawia, że jesteś szybszy i bardziej elastyczny. Przewodnik o tym, jak pisać lepsze prompty AI omawia zasady stojące za tym, co sprawia, że prompt działa dobrze. Jeśli potrzebujesz pisać profesjonalne e-maile w kontekście zawodowym szerzej — nie tylko te trudne — artykuł prompty AI do pracy biurowej zawiera pełen zestaw przykładów.
