Inizia con gli strumenti AI approvati dalla tua azienda, non incollare mai dati riservati di clienti o aziendali in strumenti AI pubblici gratuiti, e datti qualche settimana per fare pratica su compiti a basso rischio. La maggior parte delle persone si sente a proprio agio entro un mese di uso regolare.
Ricevere la direttiva di «usare l'AI» al lavoro può sembrare come ricevere uno strumento che non si è mai visto prima e a cui viene detto di costruire qualcosa con esso — oggi. La buona notizia: è molto meno complicato di quanto sembri, e la maggior parte delle persone si sente a proprio agio nel giro di qualche settimana. Ecco come affrontarlo con calma.
Prima di tutto, scopri quali strumenti dovresti effettivamente usare
«Usare l'AI» significa cose molto diverse in ambienti di lavoro diversi. Prima di fare qualsiasi cosa, chiarisci con il tuo responsabile:
- Quale strumento specifico? L'azienda fornisce Microsoft Copilot, Google Gemini, uno strumento interno personalizzato, oppure ti chiede di usare il tuo giudizio?
- È fornita una licenza o un account? O ci si aspetta che tu usi strumenti gratuiti per conto tuo?
- C'è una guida scritta? Molte aziende hanno un documento con le regole — chiedi alle Risorse Umane o al reparto IT se ne esiste uno.
Sapere esattamente quale strumento ti si aspetta che tu usi è molto importante, perché strumenti diversi hanno regole molto diverse su cosa succede ai tuoi dati.
Cosa non incollare mai in uno strumento AI pubblico gratuito
Questa è la regola di sicurezza più importante, e si applica anche se ti è stato chiesto di usare l'AI senza altre istruzioni.
Non incollare mai quanto segue in uno strumento AI gratuito come la versione pubblica di ChatGPT o un account Google gratuito:
- Nomi di clienti, indirizzi o qualsiasi informazione identificativa
- Dati finanziari interni, cifre di vendita o informazioni su prodotti non ancora rilasciati
- Informazioni personali dei dipendenti o dati delle Risorse Umane
- Documenti legali soggetti a riservatezza
- Password, chiavi API o qualsiasi credenziale
Gli strumenti AI gratuiti possono usare ciò che digiti per migliorare i loro modelli. Uno strumento approvato dall'azienda — come Microsoft Copilot all'interno del tenant Microsoft 365 della tua organizzazione, o Google Gemini for Workspace — ha un contratto che copre questo in modo diverso. Se non sei sicuro in quale categoria rientra il tuo strumento, chiedi al reparto IT prima di incollare qualcosa di sensibile.
Come mettersi in pari rapidamente
Non devi diventare un esperto. Devi trovare due o tre compiti nel tuo lavoro quotidiano dove l'AI ti fa risparmiare davvero tempo, e costruire da lì.
Inizia con compiti di scrittura a basso rischio
Gli strumenti AI sono più affidabili nella stesura e modifica di testi. Buoni punti di partenza:
- Riassumere una lunga email o un documento ricevuto
- Scrivere una prima bozza di una email o un memo di routine
- Trasformare gli appunti di una riunione in punti elenco
- Generare un elenco di idee da rivedere e ridurre
Questi compiti sono facili da verificare — puoi leggere quello che ha prodotto l'AI e individuare qualsiasi errore prima che lasci la tua scrivania.
Usa ciò che è già integrato nei tuoi strumenti
Se la tua azienda usa Microsoft 365, Copilot è probabilmente già nel tuo Word, Excel e Outlook. Se usi Google Workspace, Gemini è integrato in Docs e Gmail. Questi sono i punti di partenza più sicuri perché sono già approvati e connessi ai tuoi file esistenti.
Chiedi di guardare qualcun altro prima
Se un collega usa già l'AI regolarmente, chiedigli se puoi guardarlo lavorare su un compito per dieci minuti. Vederla in azione risponde a più domande che leggerci sopra.
Come parlare con il tuo responsabile delle preoccupazioni
Se sei preoccupato per la privacy dei dati, la precisione o se ti viene chiesto di fare qualcosa che sembra sbagliato, vale la pena sollevarlo direttamente.
Un modo semplice di formularlo: «Voglio assicurarmi di usarlo nel modo giusto — puoi indicarmi la nostra politica sui dati per gli strumenti AI, o farmi sapere cosa non è consentito incollare?» La maggior parte dei responsabili apprezzerà la domanda. Dimostra che stai prendendo la cosa sul serio.
Se ti viene chiesto di usare l'AI per generare contenuti che verranno presentati come lavoro originale di un esperto senza alcuna revisione umana, vale la pena segnalarlo. Nella maggior parte dei contesti professionali, sei ancora responsabile di quello che presenti, indipendentemente da come è stato scritto.
Cosa provare dopo
Una volta che conosci il tuo strumento e i tuoi limiti, il passo successivo è imparare a dargli istruzioni migliori. La maggior parte della frustrazione che le persone provano con l'AI deriva da prompt troppo vaghi. La guida sui prompt AI per il lavoro in ufficio ha esempi pronti all'uso per i compiti lavorativi più comuni. Se la tua azienda usa gli strumenti Microsoft, Copilot in Word ed Excel ti guida attraverso i pulsanti e i pannelli specifici passo dopo passo.
