Otter.ai ist für die meisten Menschen der beste eigenständige KI-Mitschreiber — plattformübergreifend einsetzbar und mit einem nützlichen kostenlosen Tarif. Fireflies.ai eignet sich besser für Teams, die CRM-Integration und durchsuchbare Meeting-Archive brauchen. Zoom AI Companion ist die einfachste Wahl, wenn Ihr Team Zoom bereits mit einem bezahlten Plan nutzt.
Während eines Meetings Notizen zu machen ist schwierig. Man versucht gleichzeitig zuzuhören, beizutragen und zu schreiben — und immer geht dabei etwas verloren. KI-Mitschreiber lösen dieses Problem, indem sie das Meeting automatisch transkribieren und dann die wichtigsten Punkte und Aufgaben zusammenfassen.
Die drei am meisten genutzten Tools sind Otter.ai, Fireflies.ai und Zoom AI Companion. Sie lösen dasselbe Kernproblem, funktionieren aber ganz unterschiedlich. Hier erfahren Sie, was jedes wirklich tut.
Ein Hinweis zur Aufnahme-Etikette
Bevor wir die Tools vergleichen, muss das klar gesagt werden: Informieren Sie immer alle Meeting-Teilnehmer, dass Sie aufnehmen. Die meisten KI-Mitschreiber treten als sichtbarer Bot dem Anruf bei — die Teilnehmer werden ihn sehen — aber eine mündliche Ankündigung zu Beginn ist sowohl höflich als auch in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Bei sensiblen Gesprächen (HR, rechtlich, medizinisch, Kundenverhandlungen) prüfen Sie vor dem Start, ob eine Aufnahme angemessen ist.
Die Tools im Vergleich
Otter.ai — Am besten für Einzelpersonen allgemein
Otter tritt Ihren Zoom-, Meet- oder Teams-Anrufen als Bot bei und erstellt während des Meetings ein Live-Transkript. Nach dem Gespräch generiert es eine Zusammenfassung, hebt wichtige Momente hervor und erstellt eine Aufgabenliste. Sie können alle Ihre Meeting-Transkripte nach bestimmten Themen durchsuchen — nützlich, wenn Sie wissen müssen, wer vor drei Wochen was gesagt hat.
Der kostenlose Plan umfasst eine bestimmte Anzahl Transkriptionsminuten pro Monat und einfache Zusammenfassungen. Der bezahlte Plan hebt dieses Limit an, fügt Integrationen mit Tools wie Notion und Slack hinzu und ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, einen gemeinsamen Workspace zu nutzen.
Otter eignet sich am besten für: Einzelpersonen, die viele Meetings auf verschiedenen Plattformen haben und alle Notizen an einem Ort durchsuchen möchten.
Einschränkungen: Die KI-Zusammenfassungen sind gut, verpassen aber manchmal Kontext, der impliziert statt explizit gesagt wurde. Aufgaben werden gelegentlich der falschen Person zugeordnet. Prüfen Sie immer, bevor Sie teilen.
Fireflies.ai — Am besten für Teams mit CRM- oder Workflow-Integration
Fireflies verfolgt einen ähnlichen Ansatz — tritt als Bot bei, transkribiert, fasst zusammen und extrahiert Aufgaben — seine Stärke liegt jedoch in Integrationen. Fireflies verbindet sich direkt mit Salesforce, HubSpot, Slack, Notion, Asana und mehreren anderen Business-Tools. Nach einem Verkaufsgespräch kann Fireflies beispielsweise automatisch Notizen in einem Salesforce-Kontaktdatensatz speichern.
Die Team-Workspace-Funktionen sind auch ausgereifter als bei Otter. Manager können alle Team-Meetings durchsuchen, verfolgen, ob Aufgaben aus einem Meeting im nächsten auftauchten, und im Laufe der Zeit eine durchsuchbare Meeting-Bibliothek aufbauen.
Der kostenlose Plan ist für den Einzelgebrauch eingeschränkter als Otters. Fireflies glänzt wirklich mit einem Team-Plan.
Fireflies eignet sich am besten für: Vertriebsteams, Kundenbetreuungsteams oder jede Organisation, die möchte, dass Meeting-Notizen automatisch in bestehende Tools fließen.
Einschränkungen: Mehr Komplexität als die meisten Einzelpersonen brauchen. Die Einrichtung erfordert mehr Zeit, besonders wenn Sie CRM-Integrationen verbinden.
Zoom AI Companion — Am besten wenn Ihr Team bereits Zoom (bezahlt) nutzt
Zoom AI Companion ist in Zoom integriert und für alle Zoom-Konten mit einem bezahlten Abonnement ohne Aufpreis verfügbar. Es erstellt Meeting-Zusammenfassungen, Transkripte und Aufgabenlisten ohne jegliche Einrichtung — es ist einfach da, wenn Sie es brauchen.
Der Vorteil ist die Einfachheit. Sie müssen keinen Bot hinzufügen, kein Konto bei einem separaten Dienst einrichten oder ein weiteres Tool verwalten. Die Zusammenfassung erscheint in Zooms Meeting-Recap nach dem Anruf und ist in Zooms Team-Chat integriert.
Die Einschränkung ist ebenso klar: Es funktioniert nur in Zoom. Wenn Ihr Team für manche Meetings Google Meet oder Microsoft Teams nutzt, deckt Zoom AI Companion diese nicht ab.
Zoom AI Companion eignet sich am besten für: Organisationen, die bereits Zoom (bezahlt) nutzen und die einfachste Möglichkeit für Meeting-Zusammenfassungen möchten.
Kurzvergleich
| Tool | Funktioniert mit | Am besten für | Kostenloser Tarif | Besonderes Feature |
|---|---|---|---|---|
| Otter.ai | Zoom, Meet, Teams | Einzelpersonen, plattformübergreifend | Ja, begrenzte Minuten | Durchsuchbares Archiv |
| Fireflies.ai | Zoom, Meet, Teams | Teams mit CRM-Bedarf | Ja, stärker begrenzt | CRM-/Workflow-Integrationen |
| Zoom AI Companion | Nur Zoom | Bestehende Zoom-Teams | Inklusive bei bezahltem Zoom | Null Einrichtungsaufwand |
Welches sollten Sie wählen?
Starten Sie mit Otter.ai, wenn Sie Einzelperson oder kleines Team sind und KI-Mitschreiber mit minimalem Aufwand ausprobieren möchten. Der kostenlose Tarif reicht aus, um zu testen, ob das Konzept für Sie funktioniert. Wechseln Sie zu Fireflies, wenn Sie ein Vertriebs- oder Kundenteam leiten und möchten, dass Meeting-Notizen automatisch in Ihre bestehenden Tools fließen. Wählen Sie Zoom AI Companion, wenn Ihre gesamte Organisation Zoom (bezahlt) nutzt und Sie die einfachste mögliche Lösung wollen.
Wenn Sie verstehen möchten, was KI-Meeting-Funktionen plattformübergreifend generell leisten, erklärt der Leitfaden zu KI-Funktionen in Zoom, Teams und Meet, was jede Plattform wirklich bietet und wie weit man den automatischen Zusammenfassungen vertrauen sollte.
